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全程云办公,开启企业全新工作模式
办公用品管理
办公用品管理专门针对企业办公用品种类多、管理杂乱的现状而设计的。操作简单、界面清晰,能有效地将办公用品申购、申领与库存等信息有效衔接起来,帮助企业详细掌握办公用品的使用情况:大到电脑,小到一只铅笔的去向都能清晰呈现。

 

全程云办公用品管理功能解决的问题:

1、管理员先进行办公用品管理的基础设置(仓库信息、用户类型、用品信息、入库类型、出库类型、数据设置),其次,进行办公用品的盘点入库。

2、办公用品分为易耗品(不需要归还)及非易耗品(需归还),员工填写“用品领用单”时,领用非易耗品需要选择归还日期,领用申请审核通过后,员工即可领用用品(也可以由管理员直接进行用品出库登记);并在申请的到期时间内归还用品。

3、管理员可以通过库存信息掌握办公用品库存现状,合理安排办公用品申购计划;还可以根据系统提醒向申请人进行用品催还,从而借给下一个申请人,保证资源得到充分的利用。

4、统一申购入库、申领出库管理。管理员可以按申请人发起申购计划,批量发给有编辑该流程权限的人员,他们可以添加办公用品并处理流程,汇总成一个申购单;管理员按申购单进行批量入库;再按申购计划填写申领单;最后按申领单进行批量出库;减少管理员的事务性工作,提高工作效率。

 

办公用品管理的功能特点:

1、基础设置

    仓库信息:可设定仓库信息基础数据,可新增、修改和删除仓库信息,设置好仓库信息后,出入库登记时仓库栏只需在仓库下拉列表下选择所需仓库即可;

    用品类型:可自定义设定用品类型,并可对其进行添加、修改、删除等操作,设定后,登记时在下拉菜单选择即可;

    用品信息:可自定义设定用品信息,选择用品的类别,备注“领用是否需要归还”,还支持用品信息的导出、导入,并可对其进行添加、修改、删除等操作;

入库类型:100%自定义入库类型,满足不同时段不同企业的实际需求;

出库类型:100%自定义出库类型,满足不同时段不同企业的实际需求;

数据设置:可以设置办公用品模块的单价、金额小数位数,还可以自定义设置出库单、入库单、申购单、申领单的编号规则。

2、入库查询

入库单查询:可以(按产品、申购单)批量入库,还可按(机构、部门、入库类型、入库日期等)查询办公用品入库信息,了解办公用品入库情况,还可随时调出办公用品入库单进行相关信息查询并导出。

3、申领查询 

   员工可以直接领用有库存的办公用品,管理员还可以按申购计划填写申领单;

办公用品申领情况查询,可详细掌握办公用品申领情况;

可按(机构、部门、申领人、日期、类别等)查询办公用品申领明细,通过查询可了解办公用品领取人、领取数量等详情,从而掌握每个部门、每个人的办公用品领用情况,分析办公用品的消耗结构现状,从而帮助企业制定合理的办公用品采购计划。

4、出库查询

出库单查询:可以(按产品、申领单)批量出库,还可按(机构、部门、入库类型、入库日期等)查询办公用品出库信息,了解办公用品出库情况,还可随时调出办公用品出库单进行相关信息的查询并导出。

5、库存信息

    库存信息:详细记录库存的办公用品信息,支持导出库存报表;

    进出明细表:详细记录入库和出库的每样办公用品详细信息,可按(机构、部门、日期、仓库等)查询并导出;

通过库存信息可掌握办公用品库存现状,合理安排办公用品申购计划。

6、申购计划

    申购计划:所有申购计划列表,可以按申请日期、单据号、标题、总数量、总金额、发起人、费用归属、审核状态、计划状态、明细等详细记录申购计划信息;管理员还可以按申请人发起申购计划,批量发给有编辑该流程权限的人员,他们可以添加办公用品并处理流程,最后汇总成一个申购单;

    申购计划明细表:可以按申请日期、单据号、申请部门、申请人、用品名称、单位、申请数量、单价、金额、入库数量、柯灵数量、审核情况等,详细记录申购计划单明细; 

    申购计划及申购计划明细支持查询和导出功能,可按关键字查询办公用品申购的相关信息及审核情况,并将查询结果或所有申购计划及明细导出,快速生成申购计划及明细报表; 

申请人可查询个人申购计划审批及执行情况,从而跟进办公用品的采购。 

7、归还提醒

申领人在写用品领用单时,需要归还的用品要选择归还日期,系统会按用品归还日期的(近7天到期、近15天到期、近30天到期、长期、已过期)进行提醒;负责人可以根据系统提醒向申请人进行用品催还,从而借给下一个申请人,保证资源得到充分的利用。

办公用品管理功能适用场景:

企业行政部:掌握办公用品消耗情况,合理制定办公用品采购计划;

企业仓库:详细记录办公用品进、出库信息,便于盘点;

企业采购部:掌握办公用品申购计划及审核情况,合理安排办公用品采购计划执行。

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